Tramitação de documentos: como funciona e como otimizar

No ambiente corporativo e no setor público, a tramitação de documentos é um processo essencial para a organização e a eficiência das operações.

Com a crescente digitalização, entender como esses documentos circulam dentro das instituições e como otimizar esse fluxo tornou-se vital.

Este artigo vai explorar o que é a tramitação de documentos, como ela funciona (inclusive no setor público) e as melhores práticas para sua otimização.

Além disso, apresentaremos como a assinatura eletrônica é um recurso indispensável quando falamos em um bom sistema de tramitação.

Confira!

O que é tramitação de documentos?


A tramitação de documentos refere-se ao percurso que os documentos fazem dentro de uma organização, desde sua criação até seu arquivamento ou eliminação.

Esse processo pode envolver várias etapas, incluindo revisão, aprovação e distribuição, e é crucial para garantir que as informações sejam corretamente gerenciadas e acessadas.

Em termos simples, ela é a maneira como os documentos circulam para cumprir suas finalidades administrativas e legais.

Quando ela ocorre dentro da empresa, é chamada de TID (tramitação interna de documentos). Quando os documentos circulam também com stakeholders externos, é a tramitação externa.

Seja como for, essa tramitação pode variar conforme a complexidade da organização e a natureza dos documentos. No entanto, independentemente do contexto, uma tramitação eficiente é essencial para manter a ordem e a eficácia operacionais.

Leia também: Fluxograma de organização de documentos: conheça as etapas

Como funciona a tramitação de documentos no setor público?


No setor público, a tramitação tende a ser mais formal e regulamentada devido à necessidade de transparência e responsabilidade.

A TID (tramitação interna de documentos) é um componente fundamental, onde cada documento passa por várias fases e departamentos antes de sua conclusão.

Esse processo garante que todos os procedimentos legais e administrativos sejam cumpridos, desde a criação até o arquivamento ou descarte do documento.

Além disso, sistemas tecnológicos são frequentemente utilizados para monitorar e registrar cada etapa, assegurando conformidade e facilitando auditorias.

Assim, a tramitação de documentos e processos no setor público é vital para a integridade e eficiência governamental.

E por que é importante compreender seu funcionamento nas organizações públicas?

Porque as empresas lidam, constantemente, com o poder público e podem perceber morosidade ou rapidez nas trocas de informações. Esse aspecto se liga diretamente à eficiência ou não do sistema de tramitação adotado, certo?

Leia também: Classificação de documentos: importância e formas de fazer

É possível otimizar esse processo?



Sim, a otimização deste processo não só é possível como necessária para melhorar a eficiência operacional e reduzir custos.

A implementação de um sistema de tramitação de documentos e processos pode automatizar muitas das etapas envolvidas, como revisão e aprovação, o que diminui o tempo e os erros associados ao processamento manual.

Bons exemplos incluem o uso de ferramentas digitais que permitem o rastreamento em tempo real, notificações automáticas e armazenamento seguro.

Imagine a aprovação de contratos em uma empresa. O contrato é criado pelo departamento jurídico, revisado pelo gestor, aprovado pela diretoria, assinado eletronicamente pelo cliente e armazenado na nuvem. Tudo isso de forma digital, rápida e segura, sem necessidade de documentos físicos.

É a tecnologia atuando para otimizar o processo.

Além disso, a padronização dos procedimentos de tramitação e a capacitação dos funcionários são medidas importantes para garantir que o processo seja seguido de maneira consistente e eficaz.

Leia também: Controle de documentos: importância e como fazer na empresa

A assinatura eletrônica como aliada na gestão e tramitação de documentos


A assinatura eletrônica é uma solução inovadora que transforma a gestão e tramitação documental, oferecendo diversos benefícios que ajudam a otimizar processos e aumentar a eficiência operacional:

• Diminuição considerável dos custos operacionais: com a eliminação do uso de papel e impressão, a empresa reduz gastos não apenas com materiais, mas também com armazenamento e logística. Esses recursos podem ser redirecionados para outras áreas mais estratégicas;
• Facilidade no arquivamento e recuperação de documentos: a assinatura eletrônica permite que os documentos sejam organizados de forma mais eficiente, facilitando seu acesso e gerenciamento. Isso resulta em uma gestão documental mais organizada e menos propensa a erros ou perdas de informações;
• Melhoria na segurança: documentos assinados eletronicamente são criptografados, o que garante sua integridade e validade jurídica. A assinatura eletrônica também proporciona um rastro de auditoria, o que permite verificar quem assinou o documento e quando, aumentando a transparência e a confiabilidade do processo;
• Redução significativa de tempo no processo de aprovação: os documentos podem ser assinados digitalmente em segundos, eliminando a necessidade de deslocamento ou envio físico para coleta de assinaturas. Isso acelera a tramitação de documentos e processos, garantindo que decisões e ações possam ser tomadas de forma mais rápida e eficiente.

Ao adotar a assinatura eletrônica, sua empresa pode otimizar a tramitação documental de maneira significativa, aumentando a eficiência e a segurança dos processos.

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O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma ferramenta completa e confiável para a gestão de assinaturas digitais.

Com ele, sua empresa pode assinar documentos de forma rápida e segura e garantir a conformidade com as legislações vigentes, aumentando a eficiência operacional.

A solução permite que os documentos sejam assinados de qualquer lugar, a qualquer momento, reduzindo significativamente o tempo de tramitação.

Além disso, o TOTVS Assinatura Eletrônica oferece recursos avançados de gestão documental, pois se integra facilmente com outros sistemas corporativos e armazena os documentos na TOTVS Cloud.

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Conclusão


A tramitação de documentos é um processo fundamental em qualquer organização, e sua otimização pode trazer benefícios significativos, como maior eficiência, redução de custos e segurança aprimorada.

Com a adoção de tecnologias como a assinatura eletrônica, é possível agilizar ainda mais esse fluxo, garantindo que os documentos sejam gerenciados de forma eficaz e segura.

A modernização dos processos documentais é um passo essencial para qualquer empresa que deseja se manter competitiva e eficiente no mercado atual.

Para continuar aprimorando sua empresa, confira como funciona a gestão eletrônica de documentos!

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