JUSTIFICATIVA ORÇAMENTÁRIA - Orientações Gerais.

Page added by Marilene Nossol Felippe


A Consulta de Justificativa Orçamentária será responsável por permitir que os usuários Gestores efetuem a Justificativas das Variações entre Orçado X Realizado de seus Centro de Custo, seguindo a aplicação da Regra para a exigência da Justificativa.

Através desta consulta também será possível detalhar os lançamentos que compõe os valores dos módulos.

Esse processo não interfere nos controles já existentes no módulo de orçamentos e execução orçamentária.

O controle ocorre através da definição de vários cadastros:

Parametrização

1. Manutenção Nível de Usuário: Este programa é utilizado para criar grupos de usuários do SVA de Justificativa Orçamentária, a fim de determinar a data limite para bloqueio por nível de usuário.

2. Data de Bloqueio de justificativa: Neste programa deverá ser informada a data limite para a justificativa dos devidos lançamentos. Os lançamentos do orçamento que necessitarem de justificativa, só poderão ser justificados até a data limite parametrizada nesse programa. A data limite de Justificativa é por nível de usuário.

3. Manutenção de Pacotes: É responsável pela criação de pacotes de contas contábeis, utilizados no momento da consulta de acompanhamento orçamentário. Os pacotes são utilizados para saber se será necessário ou não justificar determinada conta contábil. Caso a regra seja por conta, e o total realizado do pacote (somatória de todas as contas contábeis dentro do pacote) não ultrapasse o valor total orçado do pacote mais a margem cadastrada no programa “Regras para cálculo da variação”, então não será necessário justificar nenhuma conta do pacote, mesmo que existam contas que individualmente tenham estourado o orçado.

4. Cadastro de Regras para cálculo da variação:

É responsável pela formação da regra geral, no qual será possível informar o percentual de variação máximo (positivo e negativo) permitido entre os valores orçados e realizados para as contas contábeis. É possível também a partir da versão 3.00 da Justificativa Orçamentária, informar os valores mínimos pelos quais o sistema irá aplicar a regra de variação.

A partir dessas informações o sistema verificará a necessidade da justificativa ou não dos lançamentos apresentados na tela de consulta, conforme aplicação da Regra para exigir a Justificativa.

Para a regra cadastrada, é possível informar exceções, ou seja, centros de custo e contas contábeis que terão um percentual diferenciado em relação aos demais.

4.1 Aplicação da Regra para Justificativa

4.1.1 Regra “Por Conta”

Variação Pacote

Inicialmente sempre é aplicada a regra de variação para o Pacote. Através deste percentual pode-se parametrizar a exigência da justificativa considerando apenas se o Total da diferença entre Orçado e Realizado do Pacote for maior que a variação máxima permitida. Caso o total realizado do Pacote for menor que o total orçado do Pacote, não será necessário justificar nenhuma conta, caso contrário será aplicada a regra de Variação Conta Contábil. Antes de verificar se os percentuais máximos de variação foram atingidos o sistema irá verificar se o valor mínimo de variação foi ultrapassado.

Variação Conta Contábil

Após a verificação da exigência da justificativa em função do Total do Pacote, será efetuada a verificação da exigência para cada Conta Contábil, identificando as que possuírem variação entre Orçado e Realizado maior que o estipulado para o % Variação na Conta. Apenas contas contábeis são passíveis de justificar pois pacotes são apenas agrupadores de contas contábeis. Antes de verificar se os percentuais máximos de variação foram atingidos o sistema irá verificar se o valor mínimo de variação foi ultrapassado.

Variação Positiva e Negativa

É possível parametrizar o sistema para exigir a justificativa quando houver uma variação tanto positiva quanto negativa. A aplicação da regra para identificar a exigência da justificativa se fará sendo considerando um intervalo conforme exemplo a seguir:

Exemplo_1:

Parametrização da Regra:


% Var Conta : 10

% Var Conta (-): -2


Neste exemplo, somente será exigida a justificativa quando:

- A variação entre Orçado e Realizado da Conta Contábil/Pacote for Maior que 10 OU Menor que -2

4.1.2 Regra “Por Centro de Custo”

Variação Centro de Custo

Inicialmente sempre é aplicada a regra de variação para o Centro de Custo. Através deste percentual pode-se parametrizar a exigência da justificativa considerando apenas se o Total da diferença entre Orçado e Realizado do Centro de custo for maior que a variação máxima permitida. Caso o total realizado do centro de custo for menor que o total orçado do centro de custo, não será necessário justificar nenhuma conta, caso contrário será aplicada a regra de Variação Conta Contábil. Antes de verificar se os percentuais máximos de variação foram atingidos o sistema irá verificar se o valor mínimo de variação foi ultrapassado.

Variação Conta Contábil

Após a verificação da exigência da justificativa em função do Total do Centro de custo, será efetuada a verificação da exigência para cada Conta Contábil, identificando as que possuírem variação entre Orçado e Realizado maior que o estipulado para o % Variação na Conta. Apenas contas contábeis são passíveis de justificar pois pacotes são apenas agrupadores de contas contábeis. Antes de verificar se os percentuais máximos de variação foram atingidos o sistema irá verificar se o valor mínimo de variação foi ultrapassado.

Variação Positiva e Negativa

É possível parametrizar o sistema para exigir a justificativa quando houver uma variação tanto positiva quanto negativa. A aplicação da regra para identificar a exigência da justificativa se fará sendo considerando um intervalo conforme exemplo a seguir:

Exemplo_1:

Parametrização da Regra:


% Var CCusto : 20

% Var CCusto (-): -20


% Var Conta : 10

% Var Conta (-): -2


Neste exemplo, somente será exigida a justificativa quando:

- A variação total entre Orçado e Realizado do Centro de custo for Maior que 20 OU Menor que -20

E

- A variação entre Orçado e Realizado da Conta Contábil for Maior que 10 OU Menor que -2

4.1.3 Exceções da Regra É possível parametrizar exceções para a regra, estipulando Centros de Custo e Contas Contábeis que devem ter um tratamento diferenciado para a aplicação das regras, ou seja, necessita ter um percentual máximo diferente, em função por exemplo de ser uma Conta que possui valores representativos no período e um percentual com um percentual muito alto (adequado para as demais) deixaria de exigir a justificativa para estouros no orçamento relevantes para a empresa.

4.1.4 Justificativa sem exigência O sistema irá permitir inserir uma justificativa para a Conta Contábil mesmo que não seja exigida a mesma em função da aplicação das regras.

5. Versão Orçamento válida para a empresa: Através deste programa deve-se parametrizar qual será o Cenário Orçamentário e Contábil válida para o exercício. A regra para justificativa, informada nesse parâmetro, será considerada automaticamente no momento da consulta e/ou justificativa pelos usuários gestores. Também é possível parametrizar nesta tela qual é o usuário Administrador do SVA de Justificativa Orçamentária. Desta forma, apenas o usuário Administrador poderá incluir/modificar/eliminar qualquer plano de ação criado para corrigir uma variação real/orçado que foi justificado.

6. Grupo de Contas Excluídas do Centro de Custo: Neste programa devem ser cadastradas as contas contábeis que devem ser excluídas para cada centro de custo. Este cadastro é necessário para que somente sejam consideradas para a analise de variação entre orçado e realizado as contas contábeis referentes a lançamentos de despesas.

Dessa forma, devem ser inseridas faixas de Contas inicial e final, indicando as contas que não devem ser consideradas e assim não serão visualizadas nas consultas e relatorios da justificativa orçamentária.

7. Segurança Detalhamento de Informações: Neste programa devem ser cadastradas as permisões dos usuário para visualização e detalhamento das informações. Este parâmetro baseia-se no conceito de que a partir do momento que existe um Centro de Custo X Conta Contábil cadastrado deverão ser informados os usuários que tem permissão de visualização e detalhamento. Se o centro de custo não estiver cadastrado então todos os usuário terão permissão para visualizar e detalhar.

Esta parametrização pode ser utilizada principalmente para configurar as contas contábeis referentes a lançamentos oriundos do HR (Folha de pagamento, beneficios, etc), onde apenas o gestor do centro de custo pode detalhar as informações de salários de sua responsabilidade.

8. Manutenção de Plano de Ação O programa de Manutenção de Plano de Ação tem por objetivo cadastrar ações para corrigir os desvios apresentados pelo Acompanhamento Orçamentário. A partir as justificativas efetuadas é possível cadastrar ações, delegando responsabilidades para vários usuários com o intuído de no próximo período minimizar ou eliminar a necessidade de justificativa para a conta contábil. Cada ação possui um responsável e uma data limite para registrar o que foi realizado para corrigir o desvio. O relatório de acompanhamento orçamentário permite imprimir o plano de ação, permitindo assim acompanhar o andamento do trabalho.















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