Fatura Proforma: o que é, funções e como emitir o documento

A Fatura Proforma desempenha um papel fundamental no comércio internacional ao apresentar uma visão antecipada dos termos de uma transação antes que ela seja formalizada.

Este documento funciona como uma proposta de venda, auxiliando compradores e vendedores a alinhar expectativas quanto a preços, condições e prazos.

Isso facilita o processo de negociação e garante maior transparência para todos os envolvidos. Para conhecer as funções e saber como emitir esse tipo de fatura, é só seguir a leitura deste conteúdo.

O que é a Fatura Proforma?


A Fatura Proforma, também chamada de Proforma Invoice, é um documento preliminar que apresenta uma estimativa detalhada de uma transação antes da sua formalização.

Nela, são descritos os bens ou serviços negociados, suas quantidades, preços, termos de pagamento e condições de entrega.

Esse documento não é um comprovante de venda e não tem validade fiscal, mas é essencial para garantir que todas as partes estejam cientes e de acordo com os termos propostos.

Qual é a função desse documento?



A principal função da Proforma Invoice é facilitar o processo de negociação. Ao apresentar claramente os termos e condições da oferta, esse documento ajuda o comprador a avaliar a viabilidade financeira da transação.

O documento também ajuda na preparação de pedidos e planejamento logístico, servindo como uma “prévia” antes da emissão da fatura comercial – documento final no processo de importação e exportação.

Esse tipo de fatura tem função informativa, atuando como uma proposta de venda. Ela formaliza a intenção de compra, mas vale destacar que não torna a operação obrigatória.

Qual a diferença entre a Fatura Proforma e a fatura comercial?


A principal diferença entre a fatura comercial e a Fatura Proforma é a finalidade de cada uma. Enquanto a Proforma é uma proposta inicial de venda, a fatura comercial é emitida após a confirmação da venda e formaliza a transação.

O modelo de Proforma Invoice não tem valor fiscal ou legal e é opcional – ele apenas detalha os termos de uma negociação antes que o contrato seja fechado. Por isso, é utilizado como um documento informativo de pré-venda.

Já a fatura comercial tem valor legal e é essencial para o desembaraço aduaneiro, além de auxiliar no cálculo de impostos e taxas de importação.

Além disso, a fatura comercial é um documento obrigatório, indispensável para a liberação das mercadorias nas alfândegas. Nele, é possível encontrar informações detalhadas sobre os produtos, condições de pagamento e de entrega.

Quem deve emitir a Fatura Proforma?


A Fatura Proforma é emitida pelo exportador, ou seja, por quem está vendendo produtos ou serviços a um comprador.

Vale lembrar que esse documento deve ser fornecido antes da formalização do negócio. O vendedor deve elaborá-lo de maneira a garantir que o comprador tenha uma visão clara dos termos da negociação.

Informações que devem constar no documento


A Fatura Proforma deve ser clara e trazer informações detalhadas para garantir que todas as partes envolvidas compreendam os termos da transação. Alguns dados que não podem faltar no documento são:

• Descrição detalhada dos produtos ou serviços oferecidos, como quantidade, especificações e características;
• Nome, endereço e dados de contato tanto do vendedor (exportador) como do comprador (importador);
• Condições de pagamento, incluindo detalhes como prazos, formas de pagamento e possíveis descontos;
• Termos de entrega, incluindo a modalidade de transporte e datas previstas;
• Preço unitário e total dos itens, assim como o valor total da transação;
• País de origem e país de destino dos bens ou serviços;
• Assinatura do vendedor para formalizar o documento.

Com essas informações, o importador consegue ter uma visão precisa da negociação. A partir disso, ele pode avaliar o investimento e se planejar financeiramente para formalizar a compra.

Além de garantir uma operação mais transparente, isso também aumenta a segurança da transação para todos os envolvidos.

Como emitir a Fatura Proforma corretamente?


Como a Fatura Proforma não é um documento obrigatório, não existe um padrão a ser seguido na hora de emiti-la. Você pode adaptar de acordo com cada operação, mas é importante trazer os dados de forma detalhada.



Aqui estão algumas dicas para emitir a sua fatura de maneira correta:

• Colete as informações corretas do comprador;
• Descreva os produtos ou serviços detalhadamente;
• Defina e deixe claras as condições de pagamento para a compra;
• Especifique possíveis impostos e taxas aplicáveis à operação, que podem interferir no valor total da negociação;
• Estabeleça os termos de entrega, especificando prazos de envio, método de transporte e condições de frete internacional (como custos e quem fica responsável pelo pagamento).

Além disso, lembre-se sempre de revisar o documento antes de enviá-lo ao importador para garantir que todos os valores e detalhes das mercadorias estão corretos.

TOTVS Assinatura Eletrônica


O processo de importação e exportação envolve diferentes documentações, e essa tramitação de documentos pede precisão para garantir uma operação ágil, eficiente e segura.

Nesse cenário, a tecnologia serve como um pilar essencial.

O sistema TOTVS Assinatura Eletrônica, por exemplo, facilita a assinatura de documentos, permitindo um processo muito mais rápido, centralizado e com total segurança.

Com ele, você pode reduzir em até 80% esse “vai e vem” de contratos na empresa e garante 100% da validade jurídica dos documentos sem precisar de todas as etapas necessárias para assinar um arquivo físico.

Dessa forma, é possível economizar tempo e recursos, além de otimizar a gestão de assinaturas no dia a dia da empresa.

Conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica!


Conclusão


Apesar de não ter validade legal ou fiscal, a Proforma é uma grande aliada das operações no contexto do comércio internacional.

Isso porque ela apresenta as especificações de uma transação antes de sua formalização, facilitando a negociação entre exportadores e importadores.

Ao emitir corretamente esse documento, é possível garantir que todos os envolvidos tenham acesso aos detalhes da operação e estejam alinhados quanto aos produtos, preços, prazos e condições da transação.

Investir em boas práticas na emissão desse tipo de fatura é essencial para evitar mal-entendidos em relação às disposições de pagamento, entrega e características do produto.

Para otimizar ainda mais a sua operação, não deixe de conferir nosso conteúdo sobre documentos de importação.

O post Fatura Proforma: o que é, funções e como emitir o documento apareceu primeiro em TOTVS.

Continue reading...