Assinatura Eletrônica para os setores de Turismo e Hotelaria

A implementação da assinatura eletrônica em empresas de turismo e hotelaria promove a celeridade de processos, proteção de dados e maior segurança jurídica no tratamento de dados entre clientes, parceiros e fornecedores.

Alinhadas com as normativas legais, por exemplo, com os padrões ICP-Brasil, as plataformas de assinatura digital de documentos além de concederem ao documento digital o mesmo status jurídico do impresso, também dinamizam o acesso, compartilhamento e validação de assinaturas.

Neste artigo exclusivo, a TOTVS apresenta quais são as vantagens da assinatura eletrônica para os setores de turismo e hotelaria, explicando sua funcionalidade, aplicabilidade e benefícios à documentação produzida pelas empresas.

Continue no artigo e tenha uma excelente leitura!

As vantagens da assinatura eletrônica para o setor de Hotelaria


No setor de turismo e hotelaria, a celeridade e eficiência nos processos administrativos e oferta de serviços exclusivos são fundamentais, de modo a garantir uma qualificação da experiência do cliente e gerar maior destaque e competitividade para a empresa.

Neste sentido, ferramentas como plataformas para assinatura eletrônica de documentos concedem um conjunto de vantagens e benefícios às empresas, abarcando desde a experiência do cliente até a maior flexibilidade no acesso à documentação gerada.

Por exemplo, a assinatura eletrônica proporciona a agilidade nos processos de check-in e check-out. Convencionalmente realizados por formulários, esses processos são simplificados com validações digitais que dispensam o documento físico.

Uma mudança que implica não apenas em economia de tempo para o hóspede, mas também na operação hoteleira, possibilitando a realocação de recursos humanos para atendimentos e serviços que agreguem mais valor à estadia do cliente.

Além deste aspecto, a adoção da assinatura eletrônica reafirma o compromisso ambiental das empresas, âmbito de importância perante um público cada vez mais consciente e exigente em relação às práticas ecológicas dos serviços que utiliza.

Desse modo, reduzir o consumo de papel não apenas expressa a responsabilidade ambiental da empresa, mas também resulta em potenciais redução de custos operacionais relacionados à impressão, armazenamento ou manutenção de documentos físicos.

Outra dimensão administrativa beneficiada diz respeito à maior segurança e privacidade no tratamento dos dados pessoais de clientes.

A partir da digitalização dos processos, via assinatura digital, o conjunto de dados sensíveis de clientes, parceiros ou fornecedores é processado de maneira adequada e correta, seguindo as normas legais.

Ou seja, além de conceder maior segurança no tratamento dos dados, as plataformas de assinatura eletrônica também reduzem os riscos de vazamento de dados ou, inclusive, de potenciais fraudes.


Desse modo, a validação e reconhecimento legal dos documentos assinados digitalmente conferem uma segurança jurídica tanto para o estabelecimento quanto para o consumidor. Os contratos e termos de serviço adquirem um status legal comprovável em caso de disputas ou procedimentos auditivos.

Por fim, o acesso remoto e facilitado à documentação representa outro âmbito da gestão de empresas do setor de turismo e hotelaria impactado positivamente pelo uso da assinatura eletrônica.


A maior flexibilidade no tratamento da documentação digital possibilita aos gestores agilidade e eficiência no acesso remoto aos arquivos, assim como qualifica o armazenamento das informações.

Este fator impacta, diretamente, na redução de espaço físico destinado aos arquivos das empresas, assim como permite maior celeridade na localização, impressão, armazenamento ou eliminação de contratos e demais documentos.

Considerando este cenário de vantagens, a assinatura eletrônica no turismo e hotelaria representa tanto uma inovação tecnológica quanto um avanço estratégico para o segmento, abarcando aspectos como:

• celeridade nos processos de check-in e check-out;
• sustentabilidade e redução do uso de papel;
• maior segurança e privacidade no tratamento de dados pessoais de clientes;
• validação e reconhecimento legal dos documentos;
• flexibilidade e acesso remoto aos documentos;
• transparência nas transações;
• personalização da experiência do cliente;
• redução do risco de fraudes.

Documentos dos setores de Turismo e Hotelaria que podem ser assinados digitalmente


A administração de hotéis, pousadas e estabelecimentos que prestam serviços de hotelaria, assim como empresas inseridas no segmento turístico, demanda uma atenção próxima à geração e validação de documentos.

Abarcando aspectos como gestão de contratos, RH, notas fiscais, entre outras dimensões, as plataformas de assinatura eletrônica agilizam processos com potencial de redução de custos em empresas dos setores de turismo e hotelaria.

Essencialmente, uma das características que definem a atividade e setor hoteleiro é a constituição de relações contratuais entre empresa e hóspedes, relacionadas ao período de estadia nas dependências do hotel.

Por base, os empreendimentos que possuem como atividade fim o alojamento temporário de hóspedes caracterizam-se pela prestação deste serviço e, desse modo, demandam a geração de documentos que demandam certificação.

Por exemplo, no acordo entre hóspede e hotel, um documento de natureza contratual é emitido, apresentando dados dos clientes e da empresa, valores acordados, termos e condições da prestação de serviço.

Este contrato pode ser processado via uma plataforma de assinatura digital, contando com protocolos de certificação de acordo com os padrões legais brasileiros, validando o documento sob o aspecto jurídico.

Para além dos contratos entre hóspedes e hotel, o setor hoteleiro também emprega parcelas significativas da população, demandando processos legais de contratação.

Independentemente da natureza do vínculo de trabalho (por exemplo, autônomo, celetista ou prestador de serviço), se faz necessária a emissão, compartilhamento e validação de documentos que atestam, certificam e reconhecem a relação de trabalho.

Este cenário pode ser administrado de maneira ágil, contando com enquadramento normativo, a partir da celeridade da assinatura digital de documentos.

Já para agentes econômicos inseridos no segmento turístico, a geração de documentos diversos também é um cenário, desde empresas prestadoras de serviço especializadas até o setor comercial.

Ao longo da cadeia econômica do turismo, ocorre um diálogo estreito entre empresas, organizações e entes da administração pública. Estas relações geram, como consequência, um volume documental. Por exemplo:

• contratos de prestação de serviço;
• contratos de vínculo trabalhista;
• aquisição de produtos ou bens via NF-e;
• termos de parceria com a administração pública;
• documentação contábil, fiscal e financeira.

Desse modo, a tecnologia representa um forte aliado nos processos gerenciais tanto no setor hoteleiro quanto em empresas inseridas no segmento turístico.

Aspectos como a maior celeridade no envio, compartilhamento e processamento das informações contratuais, contábeis ou fiscais sublinham o impacto das plataformas de assinatura digital para empresas.

Aproveite e saiba também quais são as tendências para o setor hoteleiro no Brasil em 2024.


Assinatura Eletrônica para os setores de Turismo e Hotelaria é com a TOTVS


O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma solução inovadora desenhada para atender às necessidades de acesso, compartilhamento e validação de documentação digital em empresas do setor de turismo e da hotelaria

Integrando as principais demandas do setor de gerenciamento de contratos, RH, contabilidade, entre outras dimensões, o TOTVS Assinatura Eletrônica garante uma transição suave dos processos convencionais de papel para o universo digital, mantendo a confiabilidade e status jurídico da documentação.


Com o TOTVS Assinatura Eletrônica, hotéis e empresas do setor podem habilitar a assinatura de documentos para os hóspedes tanto de forma presencial quanto a distância, usando a tecnologia de documentos tipo A1 e A3, que incluem dados criptografados, como QR code e um hash único para autenticação.

Esse sistema garante rapidez e eficiência. Aspectos cruciais para a satisfação do cliente e a otimização do fluxo operacional.

Implemente o TOTVS Assinatura Eletrônica na gestão e segurança de documentos digitais da sua empresa, promovendo maior versatilidade, agilidade e sustentabilidade em suas operações.

Descubra todas as funcionalidades que o TOTVS Assinatura Eletrônica tem a oferecer!

Conclusão


A utilização de plataformas de assinatura eletrônica nos setores de turismo e hotelaria apresenta um conjunto de vantagens objetivas que abarcam desde a qualificação da experiência do cliente até a redução de custos operacionais.

Em primeiro aspecto, a assinatura eletrônica concede maior dinamicidade, agilidade, segurança e confiabilidade nos documentos gerados, compartilhados e armazenados pelas empresas.

Sob o aspecto legal, a assinatura digital de documento possui reconhecimento jurídico, apresentando qualidade semelhante ao documento físico.

Desse modo, contar com a tecnologia das plataformas de assinatura eletrônica nos processos administrativo e gerenciais nas empresas do setor de turismo e hotelaria representa uma estratégia assertiva, segura e econômica.

O post Assinatura Eletrônica para os setores de Turismo e Hotelaria apareceu primeiro em TOTVS.

Continue reading...