54513-Considerações sobre a rotina de Inventário Físico do módulo de Estoque

Página editado por Thiago Francisco Padilha



FAQ: 54513-Considerações sobre a rotina de Inventário Físico do módulo de Estoque



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Sintoma
54513-Considerações sobre a rotina de Inventário Físico do módulo de Estoque
Causa
Considerações sobre a rotina de Inventário Físico do módulo de Estoque
Solução

FAQ 54513 - Considerações sobre a rotina de Inventário Físico do módulo de Estoque:

O inventário físico do estoque é um processo de contagem física de itens, visando garantir altos níveis de acuracidade do sistema em relação à situação real. Também conhecido como Balanço ou Posição do Estoque, o Inventário Físico do Estoque é um procedimento adotado pela administração da empresa para comparar e conciliar as quantidades do saldo físico dos itens com os registros da contabilidade e do controle de material. O rastreamento de cada item é executado individualmente, por local e quantidade.

O fluxo normal do inventário consiste dos seguintes procedimentos:
1) Emissão das fichas de contagem.
2) Contagem física dos itens (até 3 vezes caso não haja igualdade com o saldo apontado pelo sistema nas primeiras contagens).
3) Informação ao sistema das quantidades físicas reais.
4) Emissão do relatório de variação do inventário.
5) Atualização do movimento de acerto do inventário.

* Conceitos de inventário:

- Inventário Total: Inventário de todos os itens de uma determinada localização de estoque, depósito ou estabelecimento. No inventário total são apurados os saldos físicos dos itens nos depósitos e comparados com os saldos contábeis da empresa. Essa contagem é executada pelo menos uma vez por ano, usualmente, no término do exercício financeiro.

- Inventário Cíclico: Técnica de auditoria de acuracidade de Estoque onde o inventário é contado em intervalos pré-definidos. Uma contagem de inventário cíclico é usualmente feita em uma base regular (mais freqüentemente para itens de alto valor ou alta movimentação, e contar menos freqüentemente para itens de baixo valor ou de pouca movimentação). No inventário cíclico, o item é inventariado permanentemente durante o ano, de acordo com o ciclo de contagem definido para o item. Recomenda-se que o inventário cíclico seja realizado para os itens classe A.

O relatório CER006A mostra a posição de inventário cíclico. Lista o item, descrição, ciclo, data da ultima contagem e variação acumulada.

* Tipo de Inventário parametrizado através do campo considera contagem (CE0101), que pode ser por saldo ou por contagem:

- Inventário por Saldo:
a) Processo mais rápido.
b) Consiste os saldos no momento da digitação da ficha.
c) O inventário por saldo é consistido a cada contagem com o saldo contábil.
d) A primeira, a segunda ou a terceira contagem podem ser consideradas como "Inventariado" caso forem iguais ao saldo contábil.
* Primeira contagem: Se o saldo apurado for igual ao saldo contábil, o inventário será finalizado com a situação "Inventario OK".
* Segunda contagem: A quantidade apurada é consistida com o saldo contábil ou com o saldo da primeira contagem. Se o saldo apurado na segunda contagem for igual ao saldo contábil a situação da ficha será "Inventário OK". Se o saldo apurado for na segunda contagem for igual ao saldo apurado na primeira contagem, a situação da ficha será "OK" para inventariar.
* Terceira contagem: Quando necessitar da terceira contagem o sistema considera que essa será uma contagem criteriosa e o valor apurado nela será efetivamente o saldo correto. O saldo apurado na terceira contagem será o novo saldo contábil. A situação da ficha será "OK para inventariar".

- Inventário por Contagem:
a) No inventário por contagem, o saldo contábil não é considerado. A primeira contagem é conferida com a segunda e, caso os resultados apurados não forem iguais, é realizada a terceira contagem e o resultado apurado é considerado correto.
b) Processo mais burocrático.
c) Deve digitar as contagens para depois consistir o saldo.
* Primeira contagem: Mesmo que o saldo apurado for igual ao saldo contábil deverá ser executada a segunda contagem. Situação da ficha ficará como "OK para inventariar".
* Segunda contagem: Quando o saldo apurado for igual à primeira contagem é finalizado o inventário. Situação da ficha ficará como "OK para inventariar".
* Terceira contagem: Se o saldo apurado for igual a segunda contagem, o inventário será finalizado. Situação da ficha ficará como "Ok para Inventariar".
ATENÇÃO: Quando nas três contagens forem apurados valores diferentes, o saldo apurado na terceira contagem será o novo saldo. Situação da ficha ficará como "Ok para Inventariar".

- Parametrizações sobre o Inventário:
a) No programa de parâmetros do estoque (CE0101) parametriza se o inventário será por saldo ou por contagem.
b) No programa de manutenção de famílias (CE0102) parametriza-se quais as classes que serão inventariadas (inventariar classe A, inventariar classe B e inventariar classe C). A classificação ABC é obtida pela importância do consumo do item em relação ao consumo total da empresa.
c) No programa de família estabelecimento estoque (CE0333) parametriza-se o ciclo de contagem da família, ou seja, o numero de dias que será realizada a contagem de inventário cíclico.
d) No programa de itens do estabelecimento estoque (CE0330) parametriza-se o ciclo de contagem do item. Neste programa pode-se manutenir também a variação acumulada e a data da ultima contagem.
* A variação acumulada representa o acúmulo das variações encontradas entre o saldo físico real e o saldo físico no sistema, em relação ao item, quando o inventário da empresa for realizado.
* A data da última contagem mostra a data que o último inventário foi atualizado. Essa informação será a base utilizada pelo Inventário Cíclico para recomendar ou não a contagem de estoque de um item.

- Situações da Ficha de Inventário
a) Não Atualizada: A ficha foi apenas gerada, ainda não ocorreu nenhuma contagem.
b) Ok para Inventariar: Já foi digitada pelo menos uma contagem para a ficha de inventário.
c) Inventário Ok: O valor digitado é igual ao saldo contábil e o tipo de Inventário é por saldo. Foi executado o programa de Atualização do Inventário e o valor da contagem é igual ao saldo contábil, quando inventário consistido por contagem.
d) Atualizada: Foi executado o programa de atualização de inventário e foi gerado um movimento de acerto para a ficha.

- Outros conceitos:
a) Data de Corte: É a data em que efetivamente os saldos serão contados
b) Saldo Contábil: Saldo em estoque na data do corte informada.

Como definir a Data de Corte do Inventário?

A data de corte é a data na qual será efetuado o Inventário Físico na empresa. Ela servirá de base para a apuração do saldo contábil. Considera a movimentação do dia inclusive para composição do saldo contábil. Para definir-se a data de Corte do Inventário, deve-se em primeiro lugar, determinar a data efetiva que será efetuada a contagem.Verifique as situações abaixo como exemplo para definição da data de corte:

(Médio)
(Corte) (Requisição) (Contagem) (Digitação)
30/11 10/12 15/12 20/12
__|___________|_____________|_______________|______
| | | |
Saldo=10 Req=4 Contagem=5 Digitação=5

No caso acima a data de corte definida está errada, pois se a contagem foi efetuada no dia 15/12, jamais a data de corte poderia ser 30/11. Verifique que a contagem já considerou a requisição do dia 10/12, o que indica, que no mínimo a data para corte deveria ser o dia 11/12.

(Médio)
(Corte) (Contagem) (Digitação)
30/11 15/12 20/12
___|________________________|________________|______
| | |
Saldo=10 Contagem=5 Digitação=5

A data de corte acima definida também está errada, pois se a contagem foi efetuada no dia 15/12, jamais a data de corte poderia ser 30/11. Mesmo não existindo movimentos intermediários, a parametrização da data de corte está errada.

(Contagem)
(Requisição) (Corte) (Digitação)
30/11 10/12 15/12 20/12
__|__________________|_________________|__________________|______
| | | |
Req=10 Saldo=4 Digitação=5
Contagem=5

A data de corte acima definida também está correta, pois a data de corte definida é igual a data da contagem.

(Contagem)
(Requisição) (Corte) (Médio) (Digitação)
30/11 10/12 15/12 20/12
___|______________|______________|___________________|______
| | | |
Req=10 Saldo= 4 Digitação=5
Contagem=5

A data de corte acima definida está CORRETA, pois a data de corte definida é igual a data da contagem. A data de corte pode ser inferior a data do médio. Neste caso porém, o ajuste a ser gerado, caso necessário, deverá ser com data de 16/12 ou superior.

IMPORTANTE : A digitação pode ser efetuada sem problemas dias após a contagem, porém, sempre deve-se ter em mente, que a contagem refere-se sempre a data de corte definida.

Programas da rotina de Inventário:

- Geração das Fichas de Contagem (CE0701).

- Emissão das fichas de inventário (CE0708).

- Digitação das fichas de inventário (CE0712).

- Listagem de contagem (CE0709) permite emitir relatório com as digitações
da contagem.

- Listagem variação de inventário (CE0704) mostra as variações que ocorreram entre o saldo contábil e o saldo apurado.

- Atualização das Fichas de Inventário (CE0703).

- Atualização das Fichas de Inventário:
Caso o valor das três contagens forem diferentes entre si e também diferente do saldo contábil, será considerado como correto o valor da terceira contagem.
O movimento de estoque gerado é de espécie INV.
O movimento pode ser valorizado ao médio, ou ao preço informado na digitação da contagem.
A data de atualização determina a data em que o saldo contábil será atualizado. A data de atualização não pode ser menor que a data de corte e nem maior que a data do sistema. Recomenda-se que a data de atualização seja sempre igual a data de corte. Sua função é abrir a possibilidade de atualizar um inventário referente a um pedido que já esteja encerrado, por exemplo.

- Desatualização das fichas de contagem (CE0711)
Os movimentos de ajustes são eliminados.
Retorna a situação da ficha para "Ok para Inventariar".
As contagens não são zeradas.

- Eliminação das fichas de contagem (CE0707)
Os registros das fichas de inventário são eliminados.
Os movimentos de inventário não são eliminados.


Maiores informações, favor consultar as FAQs relacionadas ou através de nosso canal de consultoria telefônica.






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